Tipps und Tricks sowie topaktuelle Updates

In diesem Abschnitt finden Sie topaktuelle Tipps und Tricks

zum Umgang mit monday.com

EU-Datenregion in Deutschland
verfügbar für das monday.com Work OS

Das monday.com Work OS ermöglicht es jedem Team in jeder Branche, die Lösungen zu erstellen, die sie für jeden Aspekt ihrer Arbeit benötigen. Mit mehr als 125.000 zahlenden Kunden, die sich auf unsere Plattform verlassen, steht der Schutz ihrer Daten und ihrer Privatsphäre immer an erster Stelle. Aus diesem Grund eröffnen wir Rechenzentren außerhalb der USA und bieten mittlerweile eine neue EU-Datenregion in Frankfurt am Main, um die lokalen Datenschutzgesetze und -bestimmungen unserer Unternehmenskunden zu erfüllen.Diese neue Datenregion, die von Amazon Web Services (AWS) betrieben wird, ermöglicht es monday.com Enterprise-Kunden mit europäischen Datenresidenzanforderungen, ihre Daten in Deutschland zu speichern. Kunden, die die EU-Datenregion als Region ihrer Wahl auswählen, haben die Möglichkeit, Daten innerhalb der Grenzen der Europäischen Union zu speichern und profitieren außerdem von einem schnelleren Zugriff auf die monday.com Plattform.

„Als zweitgrößtes Softwareunternehmen in Deutschland ist Datensicherheit für uns extrem wichtig. Unsere Experten haben geprüft, ob das Enterprise-Paket alle Datenschutz- und Compliance-Vorschriften erfüllt. Und wir können mit Sicherheit sagen, dass monday.com in diesem Zusammenhang geeignet für Unternehmen ist.“ – Bill Carney, VP Growth Marketing, Software AG

monday.com ist eines der wenigen Arbeitsbetriebssysteme, das eine Datenresidenzoption im EU-Datenraum anbietet. Mit mehr als 2.500 zahlenden Kunden in Deutschland expandiert monday.com in den deutschen Markt mit engagierten Teams in den Bereichen Vertrieb, Kundenerfolg und Partner, um diese Bemühungen zu unterstützen.

Lies weiter und erfahre, wie dein Unternehmen die Vorteile der EU-Datenregion von monday.com nutzen kann.

FAQs zur EU-Datenregion: Was du wissen musst

Was ist eine Datenregion?

Eine Datenregion ist eine geographische Region (Land/Kontinent), in der Kundendaten wie Beiträge, Bilder und Dateien gespeichert werden. Deine Kundendaten und Back-ups werden nur mit der Region deiner Wahl gespeichert, und wir werden sie niemals außerhalb dieser Region verschieben.

Welche Datenregionen unterstützt monday.com?

Unsere standardmäßige Datenregion liegt in den USA. Im Januar 2021 haben wir unsere erste EU-Datenregion in Deutschland in Betrieb genommen. Zusätzliche Datenregionen werden derzeit geprüft und werden in Zukunft bekanntgegeben.

Wie kann ich eine Datenregion auswählen?

Standardmäßig werden Daten in der US-Datenregion gespeichert. Unternehmenskunden, die sich für die EU-Datenregion entscheiden, können sich an ihren lokalen Partner oder Account-Manager wenden. Dieser setzt sich mit dir in Verbindung und wird gemeinsam mit dir ein neues Konto bei der ausgewählten Datenzentrale einrichten.

Derzeit unterstützen wir keine automatische Migration von bestehenden Konten. Bitte wende dich an deinen Partner oder Account-Manager für weitere Details. Sobald du die EU-Datenzentrale in deinem Konto eingestellt hast, werden deine Kundendaten in diesem Konto in unserem EU-Rechenzentrum gespeichert. Sie werden nicht auf einem anderen Server gespeichert oder repliziert, sondern in unserer EU-Datenzentrale.

Gilt die Garantie für die Speicherung von Kundendaten in einer speziellen Region auch für die Unterauftragsverarbeiter?

Ja. Unterauftragsverarbeiter, die wir zur Bereitstellung bestimmter Funktionen in unserer Plattform einsetzen, speichern Kundendaten in ihrer EU-Datenzentrale. Zur Ansicht der in der EU-Datenregion eingesetzten Unterauftragsverarbeiter klicke hier.

Werden alle Daten in meinen Konto in der gewählten

Datenregion gespeichert?

Alle Kundendaten (d. h. die Daten, die du auf die Plattform hochlädst und die wir in deinem Namen verarbeiten) werden in der von dir ausgewählten Datenregion gespeichert*. Die von uns kontrollierten Daten (z. B. Benutzeranmeldeinformationen, Profile und Nutzungsanalysen) sowie die Metadaten von Automatisierungen, Integrationen und Apps werden in unserer Standarddatenregion (USA) gespeichert. Weitere Informationen über die von uns verarbeiteten und kontrollierten Daten findest du in unserer Datenschutzrichtlinie und DPA. *Da monday.com seinen Hauptsitz in Israel hat, werden die Kundendaten auch in Israel verarbeitet. Dieses Land bietet nach Ansicht der Europäischen Kommission ein „angemessenes“ Datenschutzniveau.

Beeinflusst die Datenregion die Art und Weise, wie Kunden die Plattform nutzen?

Die gewählte Datenregion ändert nichts an der Kundenerfahrung bei der Nutzung der Plattform**.

Es kann vorkommen, dass wir die Einführung einer neuen Funktion oder eines neuen Leistungsmerkmals in Phasen durchführen. Dabei wird die neue Funktion oder das neue Merkmal zunächst für einen bestimmten Prozentsatz der Kunden und/oder für Kunden an bestimmten Standorten oder in bestimmten Regionen mit gehosteten Daten freigegeben. Dies ist eine bekannte Bereitstellungsmethode, die den Kunden bis zur vollständigen Veröffentlichung eine bessere und zuverlässigere Erfahrung ermöglicht.

**Ab dem Veröffentlichungsdatum dieser Informationsseite unterstützen wir die PDF-Dateiansicht für EU-Datenregionskonten. Andere Dateien werden von Unterauftragsverarbeitern zur Verfügung gestellt. Diese sind nicht in der Lage, die Verarbeitung in der EU zu unterstützen, so dass diese Funktion für Konten in der EU-Datenregion nicht verfügbar ist. Außerdem werden bestimmte Vorlagen in anderen Regionen bereitgestellt und sind in den Konten der EU-Datenregionen nicht verfügbar.

Wir arbeiten stetig an der Verbesserung dieser Funktionalitäten.

Wie ein guter Projektmanager noch besser wird

Um in der sich ständig verändernden Welt des Projektmanagements ein effektiver Projektmanager zu sein, braucht es mehr als nur die…

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Um in der sich ständig verändernden Welt des Projektmanagements ein effektiver Projektmanager zu sein, braucht es mehr als nur die richtige Kombination aus persönlichen Eigenschaften und passenden Kompetenzen. Selbst erfahrene Projektmanager treffen auf Herausforderungen bei komplexen Projekten. Jeder Auftrag bringt neue Herausforderungen und andere Kriterien mit sich. Erfahrene Projektmanager wissen, dass dieser Beruf ein empfindliches Gleichgewicht zwischen Wissenschaft und Kunstfertigkeit voraussetzt. Für diejenigen, die den Projektmanagement-Prozess manchmal als herausfordernd empfinden, bieten wir hier eine Übersicht für ein effektives Projektmanagement. Sie wird dir helfen, ein noch effektiverer Projektmanager zu werden.

Was macht also ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist die Person, die Projekte leitet, auch wenn das vielleicht nicht ihre offizielle Berufsbezeichnung ist. Die Rolle eines Projektmanagers erfordert viel Flexibilität in der Denkweise. Als Projektmanager musst du wissen, wie du viele verschiedene Details auf einmal einbeziehen kannst und wie du mit den richtigen Leuten zusammenarbeitest. Jedes Projekt ist anders, deshalb musst du in der Lage sein, verschiedene Dinge sehr schnell zu lernen. Sei dir darüber im Klaren, wo du effektiv priorisieren kannst und worauf du dich nicht konzentrieren solltest. Zeit ist entscheidend, also nutze deine und die Zeit deines Teams bewusst.

7 Tipps für ein besseres Projektmanagement

Ein effizienter Projektmanager zu sein ist eine Herausforderung. Hier sind einige unserer Lieblingstipps, die wir mit dir teilen möchten:

1. Setze deine Teammitglieder ein

Guten Projektmanagern wird oft großer Respekt für ihre Führungsqualitäten entgegengebracht, und Soft Skills sind von großer Bedeutung. Um ein effektiver Projektmanager zu sein, musst du die beste Leistung aus allen Projektteammitgliedern herausholen können. Ein Projektmanager muss eventuell die Rolle eines Coaches einnehmen, der allen anderen hilft, zusammenzuarbeiten. Zum Job eines Projektmanagers können auch schwierige Gespräche mit Stakeholdern und Teammitgliedern gehören. All das erfordert eine Reihe von Soft Skills. Außerdem hängt der Erfolg eines Projekts maßgeblich von den Fähigkeiten deiner Teammitglieder ab. Effektive Projektmanager verteilen die Arbeit häufig nach Schwachstellen und Stärken ihrer Teammitglieder. Die Priorisierung von Soft Skills und die Nutzung der Stärken deiner Teammitglieder sorgen für ein schnelleres Erledigen der Aufgaben und ein verbessertes Zeitmanagement. Und wenn jedes Teammitglied sein Bestes gibt und seine Stärken einsetzt, wird das Projekt erfolgreich verlaufen.

2. Nutze Projektmanagement-Tools

Technologie und technischer Fortschritt sind für die meisten Projektmanager ein großer Gewinn. An der Spitze dieser Liste steht Online-Projektmanagementsoftware. Typischerweise funktionieren Projektmanagement-Tools wie monday.com als Speicherort für alle wichtigen Projektinformationen. Die Projektmanagement-Software funktioniert als zentrale Plattform und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit. Hier können Dokumente und Dateien verwaltet, Feedback oder Dateifreigaben erteilt und die Kommunikation zentralisiert werden. Davon profitiert nicht nur der Projektmanager, sondern das gesamte Projektteam.

3. Baue deine Fähigkeiten aus mit neuem Wissen

Soft Skills sind fürs Projektmanagement unerlässlich. Darüber hinaus fordert Projektmanagement auch eine Reihe technischer Fähigkeiten, von denen du viele durch verschiedene PM-Zertifizierungen erwerben kannst. Viele Leute gehen davon aus, dass Projektmanagement-Schulungen nur für frischgebackene Projektmanager geeignet sind. Das ist definitiv nicht der Fall. Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Kurse, die deine Projektmanagement Fähigkeiten verbessern können. Trainings, Workshops und Kurse sind eine großartige Möglichkeit, um allfällige Wissenslücken zu schließen oder Kenntnisse über Methoden und Schlüsselprinzipien des Projektmanagements aufzufrischen. Häufig wird eine Projektmanagement-Zertifizierung mit hohen Leistungen in Verbindung gebracht.

4. Kommunikation ist entscheidend

Kommunikation ist nicht nur eine wichtige Führungseigenschaft, sondern auch essenziell für ein effektives Projektmanagement. Damit deine Projekte im Unternehmen reibungslos verlaufen, muss eine konsistente und effektive Kommunikation zwischen den relevanten Stakeholdern, Kunden und vor allem mit deinem Team stattfinden!

Außerdem müssen neue Änderungen an die Teammitglieder weitergegeben werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Der wichtigste Schritt in Richtung effektives Projektmanagement ist also eine transparente Kommunikation. Stelle sicher, dass die Kommunikation zwischen deinen Teammitgliedern und dir immer transparent und offen ist und jeder mit Fragen und Zweifeln auf dich zukommen kann. Ineffektive Kommunikation kann zum Scheitern des Projekts führen. Stelle also sicher, dass jeder die nötigen Informationen hat, um bestmögliche Entscheidungen zu treffen und das Projekt voranzutreiben. Projektstatusberichte eignen sich zudem hervorragend, um alle auf dem Laufenden zu halten und sie über alle neuen Projektentwicklungen zu informieren.

5. Lerne von anderen Projektmanagern

Effektives Projektmanagement bedeutet nicht nur, sich auf eine einzige Fähigkeit zu verlassen. Es hilft, Projektmanagement als Lernerfahrung zu begreifen. Ein wichtiger Schritt für einen effektiven Projektmanager ist es, Projektmanagementals Lernerfahrung zu begreifen. Es hilft, sich mit erfahrenen Projektmanagern auseinanderzusetzen und ihre verschiedenen Ansätze und Techniken zu studieren. Du könntest dich auch in verschiedenen Projektmanagement-Netzwerken weiterbilden, um Einblicke zu erhalten in Best Practices von anderen Projektmanagern: zum Management ihrer Teams, Projekte, Budgets und Zeit. Du wirst überrascht sein, wie viel du durch den Austausch mit anderen Projektmanagern lernen kannst. Das gilt auch für Kolleginnen und Kollegen, die anderen Branchen tätig sind als du.

6. Setze immer realistische, aber ehrgeizige Ziele

Nachdem du die Ziele deines Projekts umrissen hast, sollten spezifische Metriken festgelegt werden, um deinen Fortschritt zu überwachen. Im klassischen Projektmanagement werden diese Metriken als Deliverables bezeichnet und können ein greifbarer Meilenstein zum Erreichen eines Ziels sein. Um ein produktiver Projektmanager zu sein, musst du diese Ergebnisse immer im Voraus festlegen. Insbesondere, wenn du mehrere Variablen berücksichtigen musst.

Im Vorfeld sollte das Ziel eines Projektmanagers sein, eine möglichst hohe Übereinstimmung zwischen der Art der Ergebnisse und deren Fertigstellung zu erreichen.

7. Projektleistung auswerten

Nach erfolgreichem Projektabschluss ist es verlockend, den letzten und wohl wichtigsten Schritt für ein effektives Projektmanagement zu überspringen: die Nachbereitung von Projekten und die Bewertung der Projektleistung.

Evaluationen sind unerlässlich. Insbesondere wenn du nach einer Möglichkeit für zukünftige Verbesserungen suchst oder positives Feedback mit deinem Team teilen möchtest.

Das kann in zwei Phasen unterteilt werden: Projektleistung und ein Rückblick auf die Ergebnisse. Diese Auswertungen sind nicht nur für einen Projektmanager hilfreich. Auch Kunden können wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte erhalten.

Es gibt viele Wege, ein effektiverer Projektmanager zu werden. Diese sieben Tipps werden dein Projektmanagement und die Ergebnisse positiv beeinflussen und den Zusammenarbeit innerhalb deines Teams fördern.

Tipps und Erkenntnisse von einem monday.com PM

Da jedes Projekt sehr unterschiedlich ist, brauchst du eine flexible Plattform. Projektmanager Dror Adi nutzt für sämtliche Projekte monday.com:

„Das Beste an monday.com ist, dass es so flexibel ist. Du kannst die Plattform für jedes Projekt völlig neu anpassen.”

Dror Adi, Projektmanager bei monday.com

Wie fängt Dror mit seinen Projekten an? Zuerst erstellt er für jedes ein Board.

Das hilft, die zwei wichtigsten Faktoren im PM umzusetzen: Planen und Zusammenarbeiten.

Planung ist das A & O: Plane unvorhersehbare Ereignisse mit ein

Das klingt vielleicht etwas pessimistisch. Aber wenn du dein Projekt planst, denke auch an jene Bereiche, die scheitern können.

Nutze dein Board, um jedes Detail so weit wie möglich zu planen. Das wird dir dabei helfen, einen Gesamtüberblick zu erhalten – auch über die Bereiche, die schiefgehen und Verzögerungen verursachen können.

Arbeite mit den Experten zusammen

Du kannst nicht alles wissen. Also musst du in der Lage sein, dir Hilfe von den richtigen Leuten zu holen.

Du musst die Leute identifizieren, die dir wirklich schnell etwas beibringen können. Gleichzeitig musst du dir darüber im Klaren sein, was du nicht lernen musst. Ein Projekt wird durch die Zeit definiert. Überlege dir also genau, wer dir bei dem Projekt helfen kann und wie du sie mit den relevanten KPIs (Key Performing Indicators) in Verbindung bringst. Wenn du keine Zeit hast, dein eigenes Board zu erstellen, kannst du auch auf unsere Vorlagen als Grundlage zurückgreifen. Erstelle die Automatisierungen, entscheide welche Spalten du brauchst und schon kann es losgehen.

Wie lange im Voraus muss ein Projekt geplant werden?

Jedes Projekt ist unterschiedlich, nicht alles ist voraussehbar. Daher musst du sämtliche Teilbereiche eines Projekts schnell erkennen können.

Mit anderen Worten: Es gibt keine perfekte Formel dafür, wie viel Zeit im Vorfeld für welche Projektphasen eingeplant werden sollten. Achte aber darauf, genügend Reserve für Unerwartetes einzuplanen.

Schritte zur Erstellung eines Projekts auf monday.com

Analysiere das Projekt
Plane das Board für das Projekt (oder verwende eine Vorlage)
Übertrage die Projektdetails in ein Board
Denke daran: das Board muss für alle Involvierten verständlich sein
Erstelle Integrationen/Automatisierungen

Schau dir dieses Video an und erfahre, wie wir eine Konferenz mit der Twilio-Integration von monday.com geplant haben. Für die Konferenz haben wir sämtlichen potenziellen Teilnehmern eine Telefonnachricht geschickt, um sie an das Event zu erinnern und sie zu einer Antwort zu bewegen. Dank einer Automatisierung wurde dann die Statusspalte automatisch mit den Antworten aktualisiert. Auf monday.com kannst du nicht nur mit dem Projektteam kommunizieren, sondern auch mit sämtlichen Stakeholdern außerhalb deines Teams. Erstelle dein erstes Board und entdecke, wie du monday.com für deine Projekte einsetzen kannst.

3 Tipps zur besseren Zusammenarbeit in Marketingteam

Marketingexperten müssen viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten – es reicht vom Aufbau gehaltvoller Social Media Präsenzen auf mehreren Kanälen, über erfolgreiche Nutzer-Akquise und Customer Relationship Management, bis hin zu Printkampagnen.

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Wenn man sich da streckenweise mit der Flut an Aufgaben überfordert fühlt, ist das kein Grund an sich selbst zu zweifeln – denn mit dem Problem kämpfen viele. Eine aktuelle Umfrage von Adobe unter 1000 Marketingexperten ergab beispielsweise, dass ganze 40 % der Befragten ihre Marketing Maßnahmen als ineffektiv empfinden, weil sie mit der Arbeitsbelastung überfordert sind. Was also führt zum Ausbrennen unter Marketing-Profis? Um diese Frage näher zu erläutern haben wir als drei Barrieren ausgemacht, die für die Überlastung im Arbeitsalltag verantwortlich sind. Mithilfe unserer Vorlagen bieten wir Lösungsansätze um diese Barrieren zu überwältigen und die Zusammenarbeit in Marketingteams effektiv zu verbessern.

Barriere 1: Mangelnde Zusammenarbeit und Kommunikation im Team

Die Lösung: Bessere Kommunikation durch gemeinsame Arbeitsbereiche

Was passiert, wenn Teams getrennt voneinander operieren? Die Abteilungen kommunizieren weniger untereinander und die Zusammenarbeit leidet, mit verheerenden Auswirkungen auf die Produktivität. Laut Harvard Business Reviewverzeichnen Organisationen mit niedrigem Mitarbeiterengagement und schlechter Kommunikation eine um 18 % geringere Produktivität. Kommunikation und Kollaboration sind entscheidende Erfolgsfaktoren für jedes Marketingteam – weil diese die Teamarbeit effizienter machen und garantieren, dass alle auf demselben Stand sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Aber auch außerhalb der Welt des Online Marketings müssen Mitarbeiter dafür sorgen, dass ihre Arbeitsbeziehungen mit den Kollegen funktionieren – mit Vertriebsteams, dem Kundensupport, der Technik und sogar den C-Level-Führungskräften.

Beispielsweise bei monday.com müssen unsere Produkt- und Marketingteams gut aufeinander abgestimmt sein. Jedoch stellt das eine Herausforderung dar, da diese zwei Abteilungen häufig an entgegengesetzten Enden des Prozesses arbeiten. Wie schaffen wir das also? Wenn unser Produktteam an einem neuen Produktupdate arbeitet, wird dieses zu dem Board „R&D Captain’s Log” hinzugefügt. Auf diesem Board werden alle Fortschritte in einem digitalen Arbeitsbereich visualisiert und mitverfolgt. Man kann also anhand des Gantt-Diagramms sehen, wer der Verantwortliche für das jeweilige Produktupdate ist, sowie den geschäftlichen Nutzen dieser Neuerung, Anwendungsfälle und das Datum, an dem das Update live gehen soll. Ein gutes Beispiel ist auch die Abteilung F&E , welche dieses Board zur Verwaltung ihrer eigenen Sprints verwendet. Aber auch unser Marketingteam sieht sich das Board täglich an, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Somit wird die Kommunikation und Zusammenarbeit mit F&E vereinfacht, Zeit gespart. Außerdem wird der Synchronisierungsaufwand reduziert und somit sinkt der Bedarf an Meetings. Des weiteren wird die frühzeitige Planung von Marketingkampagnen sowie Inhalten und Verkaufsmaterialien für neue Produktupdates ermöglicht. Somit entstand schlussendlich unsere Blog-Reihe zu dem “Captains-Log”. Sie präsentiert unseren Kunden in wöchentlichen Abständen die neuesten Updates und Funktionen. Diese Reihe, welche inzwischen ein großer Hit ist, ist eigentlich aus einem ganz anderen Zweck entstanden: ein Board zur reibungslosen und erfolgreichen Zusammenarbeit im Team. Sogar das Sales-Team konnte davon profitieren: Es nutzt das Board, um potentielle Kunden über neue Updates zu informieren und Geschäftsabschlüsse voranzutreiben. Dieses eine Board hat die effektive Kommunikation zwischen allen Teams erleichtert, mit dem Ergebnis, dass wir ein einheitliches Endprodukt erstellen konnten.

Barriere 2: Fehlende Ressourcen

Die Lösung: Die Autonomie von Teams fördern und Vorlagen nutzen

Marketingexperten haben Schwierigkeiten damit, die richtigen Ressourcen zu finden, um ihr enormes Arbeitspensums zu bewältigen. Dieser Mangel an Ressourcen lässt sich auf drei Bereiche zurückführen:

Content, Content, Content – Marketingexperten müssen immer wieder originelle, qualitativ hochwertige Inhalte produzieren – von eBooks über Blogs bis hin zu Videos und Social-Media-Beiträgen über alle Kanäle hinweg.
Zeitdruck – die Notwendigkeit effizienter, schneller und agiler zu liefern.
Hohe Erwartungen – der ständige Druck, die steigenden Geschäftsziele zu erreichen und sogar zu übertreffen.

Eine einfache und wirkungsvolle Ressource, um diese drei gewaltigen Herausforderungen zu meistern, ist die, den Teams Autonomie in der Arbeit zu geben. Teamautonomie bedeutet, dass ein Team sich ein gemeinsames Ziel vornimmt und selbstständig die Verantwortung übernimmt, dass die Arbeit auf dem bestmöglichen Weg erledigt wird. Die Selbstbestimmtheit ermöglicht auch eine effektive Entscheidungsfindung – so dass Teams ihre Strategie leicht umstellen können, um eine größtmögliche Wirkung zu erzielen und dabei nicht an Schwung zu verlieren. Eine weitere Ressource für Marketingexperten ist die Verwendung von Vorlagen für das Content Marketing. Bei monday.com haben wir einige hilfreiche Content-Management-Vorlagen erstellt, darunter einen Content-Kalender, eine Blog-Planungsvorlage und vieles mehr. Der Content-Kalender hilft den Teams bei der Erstellung eines Content-Plans und bei der Etablierung einer übersichtlichen, visuellen Methode zur Ideenfindung. Das sorgt für ein strukturiertes Aufgabenmanagement und die Teams können sich ganz auf die Erstellung der Inhalte konzentrieren. Mit dieser Vorlage können Teams alle Aufgaben zum Board hinzufügen und die jeweiligen Content-Anforderungen planen, mitverfolgen und organisieren. Die verschiedenen Farben und Beschriftungen können individuell angepasst werden, je nach Content-Typ, Kunden, Themen, zugewiesenem Autor und mehr. Mit Vorlagen arbeiten Teams viel effizienter, sie fördern die Autonomie und helfen dabei, die Geschäftsziele zu erreichen.

Barriere 3: Fehlende Struktur

Die Lösung: Das Work OS implementieren

Marketingexperten erleben, dass ein Großteil ihrer Zeit dadurch verschwendet wird, dass klare Arbeitsabläufe und Strukturen im täglichen Projektmanagement fehlen. Die Arbeitswelt wird immer dezentraler, ein Trend, der durch die Corona-Pandemie noch beschleunigt wird – Teams werden dezentralisiert.

Nach einem Bericht von Gartner werden bis 2022 immer mehr Marketingteams dezentral arbeiten. Wenn das die Zukunft ist, müssen Teams ihre Arbeitsprozesse klar definieren, um effektive Workflows zu implementieren. Die Festlegung eines klaren Ablaufs ist auch deshalb wichtig, weil sich die Marketingarbeit zunehmend intern verlagert. Unternehmen wollen eine größere Kontrolle darüber haben, was die Teams produzieren, und das erforderliche Fachwissen im eigenen Haus aufbauen – und nur dann externe Unterstützung von Agenturen suchen, wenn eine sehr spezielle Expertise benötigt wird.

Was ist also die Lösung? Nun, die Antwort heißt effektives Projektmanagement. Und dafür weichen viele Unternehmen auf eine Reihe von Punktlösungen aus, um die verschiedenen Aspekte ihrer Marketing-Workflows zu verwalten. Sie verwenden separate Tools für Content-Management, Asset-Management, Projektmanagement, Planung und Durchführung von Social Media Kampagnen, Optimierung der Kreativprozesse und mehr. Das hat sich jedoch als problematisch erwiesen, da es zu viel Reibung und Missverständnisse in den Abläufen des gesamten Unternehmens erzeugt. Jedoch benötigen Marketingspezialisten eine nahtlose und zentrale Integration der Plattformen, Prozesse und Teams – und das kann ein Work OS leisten.

Ausblick

Jetzt, da wir wissen, was die Hindernisse bei der Arbeit im Bereich Online Marketing sind, können wir Maßnahmen ergreifen, mit denen die Teams diese Barrieren überwinden können. Durch die Förderung von effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit, durch die Ressourcenfindung innerhalb deines Teams und mit etwas Hilfe von einem Work OS finden Teams mit Leichtigkeit aus der Überlastung und hin zu einem effektiveren Aufgabenmanagement.

Wie erstelle ich einen perfekten Projektplan?

Die Sache mit den Projektplänen ist die, dass sie nicht unbedingt verhindern, dass etwas schief geht. Selbst der umfassendste Projektplan kann in die Hose gehen. Alles was es braucht, ist ein unvorhergesehenes Ereignis, und schon wirst du aus der Bahn geworfen. Warum also überhaupt einen Projektplan aufsetzen?

Ganz einfach: Ein Projektplan hilft dir, Abweichungen auf hoher Ebene zu erkennen, sobald sie auftreten.

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Ein Projektplan erlaubt es dir, ungeplante Änderungen zu erkennen und sofort darauf zu reagieren. Nicht nur das: Ein umfassend definierter Projektplan umfasst auch die Erwartungen an das gesamte Projekt. Auf diese Weise folgen du, deine Kunden, dein Team und alle anderen wichtigen Stakeholder demselben Kurs. Brauchst du etwas Starthilfe? Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du einen Projektplan aufsetzt und welche Projektmanagement-Tools du einsetzen kannst, und so jede Phase des Prozesses vereinfachen kannst.

Was ist ein Projektplan?

Zunächst einmal solltest du deinen Projektplan nicht mit deinem Zeitplan verwechseln. Der Zeitplan ist nur ein Teil deines Plans.

Ein Projektplan umfasst Projektzweck und die Meilensteine zum Erreichen der Projektziele. Er sollte die verwendeten Ressourcen, den Zeitplan und die Projektergebnisse in den einzelnen Projektphasen beinhalten.

Kurz gesagt: Mit deinem Projektplan kannst du definieren, organisieren und priorisieren und weist Aktivitäten und Ressourcen während der Projektlaufzeit zu.

Für diejenigen, die verstärkt agile Projektmanagement-Frameworks implementieren wollen, mag ein Projektplan zunächst etwas unflexibel erscheinen. Er dient jedoch hauptsächlich als Leitfaden, um dich auf Kurs zu halten. Bei mehr als der Hälfte aller Projekte kommt es zu einer „schleichenden Umfangsausweitung“ (Scope Creep). Das heißt, dass das Team am Ende mehr arbeitet als ursprünglich geplant.

Sobald Erwartungen und Absichten für Projektziele, Zeitrahmen und Budgets vorliegen, erkennst du sofort während der Projektlaufzeit, wenn etwas schiefläuft.

50 % der Projekte werden nicht pünktlich abgeschlossen, und 45 % der Projekte liegen über dem Budget.

Ein Projektplan kann dabei helfen, unnötige Mehrausgaben und Verspätungen in Grenzen zu halten.

Wie man einen Projektplan ganz einfach erstellt

Es gibt keine fixen Regeln für einen Projektplan. Manche Organisationen erstellen einen einfachen Projektplan auf einem Whiteboard oder skizzieren ihn auf 1 bis 2 Seiten. Andere gehen auf jedes Detail der Projektumsetzung ein. Falls du einen umfassenden Projektplan erstellen möchtest, schau dir diese 6 Fragen an:

1. Fange ich mit der Zusammenfassung an?

Die Kurzzusammenfassung steht am Anfang deines Projektplans und fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Daher macht es Sinn, sie als letztes zu schreiben.

Die Zusammenfassung sollte nicht länger als eine Seite sein und einen kurzen Überblick über Folgendes geben:

das Projektziel
die gewählte Projektmethodik bzw. das Framework des Projekts
die endgültigen Projektergebnisse und Akzeptanzkriterien
wesentliche Risiken des Geltungsbereichs und Gegenmaßnahmen
Zusammenfassung der Meilensteine
Überblick über den Zeitplan des Projekts und die zeitbasierten Risiken
Einschätzung der Ressourcen und Ausgaben

2. Was ist der Projektumfang?

Oftmals nimmt der Projektumfang unnötig zu. Ein vordefinierter Projektumfang setzt Grenzen. Er skizziert Projektanfang und -ende und bildet die erwarteten Projektergebnisse ab. Stelle sicher, dass alle Beteiligten verstehen, was das Projekt umfasst und was nicht. Definiere auch die Akzeptanzkriterien für die Projektergebnisse. Darin legst du fest, wer die Projektergebnisse genehmigt und wie der Genehmigungsprozess aussieht.

Denke immer daran, dich abzusichern.

Beschreibe die potenziellen Risiken, die mit der Erfüllung dieser Erwartungen verbunden sind. Nenne auch Gegenmaßnahmen, um diese Risiken zu mindern. Lege genau fest, wer für die Nachverfolgung dieser Risiken verantwortlich ist. Viele Organisationen beklagen, dass die Hälfte aller ihrer Projekte eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs erleben. Doch nur 27 % der Organisationen erstellen einen Rahmenplan für jedes ihre Projekte. Lerne aus diesem Fehler – erstelle einen umfassenden Projektrahmen für jedesProjekt.

3. Wie strukturiere ich mein Projekt?

Die Projektstruktur hängt von dem Framework ab, das du zur Steuerung verwendest. Unabhängig vom Framework sollte dieser Abschnitt deines Projektplans zeigen, wie du Leistungen und Verantwortlichkeiten organisieren und zuweisen möchtest.

Wenn du zum Beispiel das Wasserfall-Framework verwendest, planst du alles vor Projektbeginn:

Du durchläufst alle Phasen der Entwicklung nacheinander – Initiierung, Anforderungserfassung und -analyse, Design, Implementierung, Tests und Pflege.
Die Rollen sind klar definiert. Dadurch erledigt jedes Teammitglied seine Spezialaufgabe in der richtigen Phase.
Jede Phase hat ein klares Start- und Enddatum. Alle Aufgaben einer Phase werden in einem Rutsch erledigt.
Die einzelnen Aufgaben werden mit jeder neuen Information neu priorisiert. So brauchst du keine festen Deadlines für jede Phase. Stattdessen kannst du einfach planen, wie du das Volumen der laufenden Arbeit überwachen und kontrollieren kannst.

Behalte folgendes im Hinterkopf:

Die Zentralisierung von Projektstrukturen kann sich negativ auf den Erfolg auswirken. Versuche, Teams so autonom wie möglich arbeiten zu lassen.
Einen Alleinverantwortlichen für Genehmigungen ist nicht ideal. Das führt zu Engpässen in deinen Prozessen.
Komplexe Projekte sind erfolgreicher, wenn Teams ihr Wissen miteinander teilen. Halte die Kommunikationsstrukturen fest, die du zur Förderung der Zusammenarbeit nutzen wirst.

4. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Definiere die Ressourcen, die du für dieses Projekt zur Verfügung hast:

Team
Zeit
Budget
Technologie
Physische Ressourcen

Wenn Teams die richtigen hochqualifizierten Mitarbeiter umfassen, steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten um 30 %. Dennoch glaubt ein Drittel der Involvierten nicht daran, dass ihre Teams alle für das Projekt notwendigen Fähigkeiten mitbringen. Der Misserfolg ist vorprogrammiert. Wenn du deine Ressourcen effektiv einsetzen willst, musst du realistisch sein, was die Ressourcenbeschränkungen angeht. Stelle sicher, dass du genügend Ressourcen einplanst, damit keine Deadlines wegen Überlastung verpasst werden. Bei Ressourcenengpässen kann es sein, dass du den Zeitplan anpassen musst. Oder du musst allenfalls dein Budget erhöhen, falls mehr Spezialausrüstung gebraucht wird.

5. Wie sieht der Zeitplan aus?

Sobald ein Zeitrahmen im Projektplan abgebildet ist, hat das Projekt eine um 52 % höhere Erfolgswahrscheinlichkeit. Dennoch werden bei 80 % der Projekte nicht immer Basiszeitpläne festgelegt. Das ist möglicherweise der Grund, warum 43 % der Organisationen selten oder nie erfolgreiche Projekte pünktlich umsetzen.

Aus diesem Grund solltest du den Zeitplan in deinem Projektplan aufnehmen. Er sollte den erwarteten Liefertermin und den Plan umfassen, wie du dich an den Zeitplan halten wirst. Laufende, unerledigte Arbeiten hängen von der Kapazität deines Teams ab. In diesem Abschnitt solltest du die maximale Anzahl an gleichzeitig laufenden Aufgaben definieren. Sagen wir zum Beispiel, es ist ein Blog-Projekt. Du hast vielleicht 10 Texter, aber nur zwei Editoren. Du musst also die Anzahl der Blogs begrenzen, die an die Editoren weitergeleitet werden.

6. Wie gehe ich mit Veränderungen um?

Trotz einer umfassenden Planung ist es unmöglich, alle Hindernisse und Abweichungen vorauszusehen. Die Änderungskontrolle gehört zu den größten 3 Herausforderungen bei Projekten. Mit einem Plan für das Änderungsmanagement weiß dein Team auch bei einer ungeplanten Veränderung, was zu tun ist. Ein dynamischer Änderungsmanagementplan enthält einerseits die zu befolgenden Schritte. Andererseits umfasst er die Ansprechperson, an die man sich bei unvorhergesehenen Veränderungen wenden kann. Dadurch ist dein Projekt viel agiler und anpassungsfähiger.

5 Projektplanungsvorlagen für einen umfassenden Projektplan

Diese Tools von monday.com können helfen, wenn es darum geht, jeden Projektabschnitt zu visualisieren. Probiere diese fünf Vorlagen aus, um die Erstellung deines Projektplans etwas einfacher zu gestalten.

1. Strukturiere dein Projekt

Suchst du nach einer allgemeinen Projektplanvorlage? Dieses Projektübersichts-Dashboard ist besonders hilfreich, wenn du das Wasserfall-Framework verwendest.

Mit dieser visuellen Vorlage von monday.com kannst du deine Teilprojekte nach festgelegten Zeiträumen strukturieren und den einzelnen Phasen verantwortliche Teammitglieder zuweisen. Priorisiere jedes Projekt und füge eine Zeitleiste hinzu, um zu zeigen, wann Projektergebnisse zu erwarten sind.

2. Plane deine Ressourcen richtig ein

Mit dieser benutzerfreundlichen Vorlage von monday.com wird das Ressourcenmanagement zum Kinderspiel.

Nutze das Dashboard, um all deine Projektressourcen zu organisieren – von deinen technologischen Tools bis hin zu deinen Fachkräften. Du kannst den einzelnen Personen Ressourcen zuweisen und Zeitpläne festlegen. So wissen alle Teammitglieder, für welche Ressourcen sie in welcher Phase verantwortlich sind. Füge einen Ort hinzu. So wissen die Teams beim Übergang zur nächsten Projektphase, wo sie die Ressourcen übergeben müssen.

3. Ermittle dein Projektbudget

Es ist viel einfacher, ein Budget zu planen, wenn du all deine Kosten an einem Ort sehen kannst. Deshalb ist diese Projektkostenmanagement-Vorlage von monday.com so praktisch.

Füge jedes Teilprojekt hinzu und plane die voraussichtlichen Kosten, indem du die Gesamtsummen den einzelnen Abteilungen zuordnest. Du kannst das Dokument nutzen, um das benötigte Budget einzuschätzen und dein genehmigtes Projektbudget festzuhalten.

4. Skizziere den Zeitplan für dein Projekt

Lege deine Zeitpläne mit dieser Projektzeitplan-Vorlage fest.

Dieses Dashboard ist ideal für diejenigen, die mit einem Wasserfall- oder Scrum-Framework arbeiten. Bei Wasserfall-Projekten definierst du deine Meilensteine und fügst eine Zeitleiste hinzu. Anschließend legst du eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen für die Erledigung der Aufgaben für jeden Meilenstein fest. Trage den Teamleiter für jede Phase ein und definiere klar, welche Projektmanager für welche Meilensteine verantwortlich sind. Während der Projektausführung können Teams die Statusleiste verwenden, um den Fortschritt zu beobachten. Sie können Aktualisierungen zu jedem Meilenstein hinzufügen, indem sie auf jedes Element klicken. Das fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit. Bei Scrum-Projekten kannst du das Dashboard nach Sprints organisieren und die spezifischen Aufgaben hinzufügen, sobald sie definiert werden.

5. Erarbeite mögliche Projektrisiken

Visualisiere deinen gesamten Projektumfang und plane Risiken in dieser Programmrisikoregister-Vorlage. Ein anschauliches Farbcodierungssystem hebt hervor, welche Elemente ernsthafte Risiken darstellen. Verwende farbcodierte Statusbalken, um den Risikostatus, die Risikowahrscheinlichkeit und die Risikoauswirkungen für deinen Projektumfang und Zeitplan zu veranschaulichen. Du kannst sogar Risiken kategorisieren, einen Risikoeigentümer hinzufügen und Strategien zur Risikominderung vorschlagen. So weiß das ganze Projektteam, was zu tun ist, falls sich diese Risiken zu tatsächlichen Problemen entwickeln.

Optimiere deinen Projektmanagementplan mit dem richtigen Tool

Projektpläne sind der Grundstein für den Erfolg deines Teams. Auch wenn sie umfassend und komplex sind, sollte die Erstellung eines Plans keine komplizierte Sache sein. Verwende die einsatzbereiten Vorlagen von monday.com für die Planung und schlüssle jeden Abschnitt des Plans nach und nach auf.

Alles, was du über Gantt-Diagramme wissen musst

Vielleicht kennst du die grundlegenden Dinge, die Gantt-Diagramme ausmachen. Dazu gehören Aktivitäten, Nachverfolgung von Projekten, gestapelte Aktivitäten, Projektverfolgung, gestapelte Balkendiagramme und Zeitleisten.

Aber wie definieren wir Gantt-Diagramme, und wann werden sie verwendet?

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In diesem Blogpost findest du umfassende Informationen rund um Gantt-Diagramme. Wir zeigen, wie sie funktionieren, wie wir sie weiterentwickelt haben und wann sich ihr Einsatz lohnt.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Im Wesentlichen ist ein Gantt-Diagramm ein Balkendiagramm, das einen Projektplan über eine bestimmte Zeit darstellt. Es hilft dir dabei, die gesamte Projektzeitleiste und sämtliche Meilensteine im Blick zu behalten. Mit monday.com hast du die Möglichkeit, Ereignisse einfach per Drag-and-Drop zu verschieben. So sparst du Zeit und gibst dem Projektteam eine große Flexibilität.

Moderne Gantt-Diagramme neigen dazu, Abhängigkeiten zu haben (eine Aufgabe ist mit anderen verbunden). Sie können mehrere Teammitglieder, farbcodierte Aufgaben, Kalender und mehr enthalten.

Gantt-Diagramme: eine kurze Geschichte

Den Vorläufer von Gantt-Diagrammen erfand der polnische Ingenieur Karol Adamiecki 1896. Richtig bekannt wurden die Diagramme erst durch Henry Gantt, einem amerikanischen Ingenieur. Er entwarf um 1910 ein Balkendiagramm (aka ein Harmonogramm) für die Veranschaulichung eines Projektzeitplans.

Bevor es monday.com oder Microsoft gab, mussten Projektmanager Gantt-Diagramme mühsam von Hand erstellen. Es kostete sie viel Zeit, weil sämtliche Änderungen manuell vorgenommen werden mussten. Die zunehmende Verbreitung des Internets in den 1990er Jahren führte zur Weiterentwicklung der Gantt-Diagramme. Gegen Ende des Jahrtausends war das Gantt-Diagramm eines der am meisten eingesetzte Projektmanagement-Tools auf dem Markt.

Wofür werden Gantt-Diagramme verwendet?

Moderne Gantt-Diagramme (wie jenes von monday.com) ermöglichen es Benutzern, Boards zu erstellen, Aufgaben hinzuzufügen, Teammitglieder ihren Aufgaben zuzuweisen und den gesamten Projektfortschritt von A bis Z einfach zu visualisieren. Einer der Vorteile des Gantt ist, dass es sich für die gleichzeitige Verwaltung von mehreren Projekten, Teams und Budgets eignet. In der westlichen Welt des 21. Jahrhunderts gibt es kaum ein Unternehmen, das Gantt-Diagramme nicht in einer Form für das Projektmanagement einsetzt. Unabhängig von der Unternehmensbranche dienen Gantt-Diagramme als Grundlage für Projektleiter und ihre Teams.

Was sind die Hauptbestandteile eines Gantt-Diagramms?

Obwohl jedes Gantt-Diagramm einmalig ist, ist die Grundlage jedes Diagramms eine X- und eine Y-Achse:

Datum/Zeit: Das Datum und die Dauer jeder Aufgabe wird oft in Tagen/Wochen /Monaten angezeigt. Die Zeitspanne kann aber in Minuten/Stunden dargestellt werden. Der aktuelle Tag/die aktuelle Uhrzeit ist normalerweise hervorgehoben. Die Länge der einzelnen Rechtecke gibt die voraussichtliche Dauer der Aufgabe an.
Aufgaben: Es gibt einzelne Aktivitäten (oder einzelne Aufgaben), die sich in verschiedenen Stadien der Vollendung befinden. Jede Aufgabe kann für sich allein stehen. Sie kann aber auch Teil eines größeren Aufgabenbereichs sein (beachte: Gruppen und Untergruppen).
Verantwortliche/r: Dies ist die für die Aufgabe verantwortliche Person. Hinweis: Dies können mehrere Personen oder ein ganzes Team sein.

monday.com bietet weitere dynamische Funktionen für die Weiterentwicklung von Gantt-Diagrammen:

Status: Jede Aufgabe durchläuft bis zum Abschluss verschiedene Phasen. Der Status zeigt die aktuelle Phase der Aufgabe an. Zu den üblichen Statusphasen können beispielsweise „nächster Schritt“, „geplant“, „blockiert“, „zukünftige Schritte“, „Meilenstein“ gehören.
Meilensteine sind die übergreifenden Aufgaben, die keine festgelegte Dauer haben. Sie markieren in der Regel das Ende eines bestimmten Projektabschnitts. Dies ist das Datum, an dem das Projekt abgeschlossen sein soll (also das Enddatum). Besteht dein Projekt beispielsweise aus 5 Phasen, könntest du einen Meilenstein für das Ende jeder Phase festlegen.
Abhängigkeiten: Die letzte Hauptkomponente von Gantt-Diagrammen sind die Abhängigkeiten. Sie werden oft als Pfeile dargestellt und verknüpfen zwei Aufgaben miteinander. Viele Aufgaben können erst dann beginnen, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen ist.
Die vertikale Linienmarkierung zeigt genau an, wo das Projekt zwischen dem Start- und Enddatum gerade steht.

Die Diagrammansicht von monday.com erlaubt es außerdem, ganze Teams zu Aufgaben hinzuzuweisen. Es verfügt über leistungsstarke Funktionen für erfahrene Projektleiter. Gleichzeitig ist es so benutzerfreundlich, dass auch weniger erfahrene Projektleiter monday.com für die Erstellung eines Gantts verwenden können.

Wie erstelle ich Gantt-Diagramme mit monday.com?

Gantt-Diagramme sind der bevorzugte Weg für viele Projekte, speziell für die Planung und Durchführung agiler Projekte. Es ist wirklich einfach, deine eigenen zu erstellen.

Melde dich an oder logge dich in deinem Konto ein. Erstelle ein neues Board und füge alle deine einzelnen Aufgaben hinzu.
Füge eine Spalte „Zeitplan” zu deinem Board hinzu, so dass jede Aufgabe eine Zeitspanne erhält.
Sobald du alle Informationen ausgefüllt hast, gehst du zu „Ansichten” und wählst die Zeitleiste oder Gantt-Ansicht.

Diese Schritte helfen dir, die Zeitachse deines Projekts zu sehen und zu erkennen, falls sich Aufgaben überschneiden. Du kannst dann einfach die Daten austauschen, bis dein Gantt fertig ist.

Häufig gestellte Fragen:

Was sollte ich als Manager über Gantt-Diagramme wissen?

Anpassungsfähigkeit ist zentral

In vielen traditionellen Gantt-Diagrammen können unerwarteten Änderungen eine ganze Reihe von Projektabhängigkeiten durcheinander bringen. Solange dein System jedoch flexibel ist, kannst du all deine Projekt- und Teampläne nach Bedarf einfach anpassen.

Ästhetik zählt mit

Konzepte und Pläne sind einfach verständlich, wenn sie visuell dargestellt werden. Deshalb sind Gantt-Diagramme so populär geworden.

monday.com erlaubt es, Farben für aussagekräftige Gantt-Charts einzusetzen. Sie können für den Status oder die Gruppierung von Elementen eingesetzt werden.

Arbeitspensen sollten parallel verwaltet werden

Wir haben bereits erwähnt, dass Gantt-Diagramme ursprünglich für Industrieprojekte verwendet wurden. Es gibt jedoch Möglichkeiten, das Ressourcenmanagement mit einzubeziehen. So stellst du sicher, dass die Arbeit gleichmäßig über dein Team verteilt ist.

Mit einer visuellen und flexiblen Funktionalität für das Arbeitspensum ist es einfach, Arbeit zu planen und neu zuzuweisen. Gleichzeitig kannst du deine langfristigen Projektziele einhalten.

Wann sollte ich Gantt-Diagramme verwenden?

1. Bei der Planung deines Workflows

Für die meisten von uns ist der Projektumfang und die Anforderungen leichter zu verstehen, wenn sie visuell dargestellt sind. Gantt-Diagramme bieten eine hervorragende Möglichkeit, eine visuelle Darstellung deines gesamten Projekts zu liefern. Sobald du ein Layout für dein Projekt erstellt hast, wird klar ersichtlich, welche Aufgaben von anderen abhängig sind. Außerdem werden die Prioritäten und der Hauptfokus jedes Teammitglieds in jeder Projektphase klar erkennbar.

2. Bestimmung des kritischen Pfads

Die Methode des kritischen Pfades wird eingesetzt für die Bestimmung der längsten Abfolge von Aufgaben, die für den Projekterfolg unbedingt erledigt werden müssen.

Gantt-Diagramme sind dafür ideal. Sie ermöglichen dir eine schnelle Visualisierung der kritischsten und wichtigsten Aufgaben für einen pünktlichen Projektabschluss. Auch Hilfsaufgaben werden einfach dargestellt.

3. Zur Einschätzung und Festlegung von Deadlines

Kennst du erst einmal den kritischen Pfad deines Projekts, musst du Deadlines für jede einzelne Aufgabe festlegen. Mit einem klaren Überblick über den Projektzeitplan und alle notwendigen Deadlines können Projektleiter ihren Vorgesetzten und Stakeholdern genau Bericht erstatten.

Gibt es Alternativen zu Gantt-Diagrammen?

Gantt-Diagramme sind der Goldstandard von Projektmanagement-Softwares. Es gibt jedoch Alternativen, die von einigen Unternehmen bevorzugt werden. PERT Obwohl eine PERT (Program Evaluation Review Technique bzw. Programmbewertungsmethode) auch eine visuelle Darstellung eines Projekts ist, wird sie eher wie ein Netzwerkdiagramm dargestellt. PERTs werden insbesondere für größere Projekte eingesetzt, die einen Projektplan auf hoher Ebene erfordern. Ihr Fokus liegt stärker auf Abhängigkeiten anstelle der Zeit bis zum Abschluss.

Kanban

Kanban-Boards sind geeignet für jene, die agile Arbeitsabläufe bevorzugen. In der Regel bestehen sie aus 3 oder 4 Spalten. Unter jeder Spaltenüberschrift befinden sich Karten (Aufgaben). Einer der Hauptvorteile eines Kanban-Boards ist seine Einfachheit und die übersichtliche Anzeige des Aufgabenstatus.

Zeitleisten

Zeitleisten bestehen im Allgemeinen aus einer einzigen Zeile und sind für einfachere Projekt-Gesamtübersichten auf hoher Ebene vorgesehen. Zeitleisten können Daten und Ereignisse anzeigen, eignen sich aber nicht für die Darstellung von komplexeren Abhängigkeiten.

Hinweis: Zeitleisten können Teil eines umfassenderen Gantt-Diagramms sein – flexibel, intuitiv und auf Personen ausgerichtet.

Aufgabenlisten Eine Aufgabenliste (oder „To-do” Liste) ist die einfachste Funktion einer Projektsoftware. Aufgaben hinzufügen und sie als vollständig zu markieren, sobald sie fertig sind. Das ist die Grundlage des Aufgabenmanagements.

Wie passen WBS und agil zu Gantt-Diagrammen?

Der Projektstrukturplan (oder WBS) ist eine spezielle Methode, um große oder komplizierte Ziele in überschaubare Zwischenziele aufzuschlüsseln. Beim WBS wird die Zeit bis zur Fertigstellung nicht berücksichtigt. WBS ist oft die Grundlage für die Erstellung eines soliden Gantt-Diagramms. WBS stellt dar, welche Aufgaben (und Teilaufgaben) zu erledigen sind. Es wird jedoch nicht gezeigt, wann jede Aufgabe beginnt und wann sie endet. Beginne mit einer hierarchischen Darstellung von Aufgaben und ihren Abhängigkeiten (WBS). Füge dann Gantt-Diagramm-Komponenten wie Zeit, Besitz, Status, Meilensteine, etc. hinzu. Agil oder agiles Projektmanagement ist eine Projektmanagementmethode, die aus kurzen (1-3-wöchigen) Sprints oder Iterationen besteht. Dabei konzentriert sich ein Team auf eine kleine Anzahl von Aufgaben, die während eines bestimmten Zeitfensters erledigt werden müssen.

Die wichtigsten Funktionen für eine Gantt-Diagramm-Software

Um dich bei der Entscheidung für eine Software zu unterstützen, haben wir hier einige Vorteile der monday.com Gantt-Diagramme zusammengestellt:

Anpassung auf eigene Bedürfnisse Mit monday.com kannst du das Gantt-Diagramm filtern, sortieren und anpassen. Du kannst es nach Tag, Woche, Monat oder Jahr anzeigen.

Aktualisierungen einfach vornehmen

Mit unserer Gantt-Diagramm-Ansicht kannst du Elemente direkt auf der Zeitachse aktualisieren.

Geteilte Ansicht

Die geteilte Ansicht erlaubt die gleichzeitige Anzeige des Diagramms und des Boards, auf welchem die eigentliche Arbeit stattfindet.

An Web-Artikeln zu Vorlagen für Gantt-Diagramme und -Software herrscht kein Mangel. Es ist einfach, eine kostenlose (oder kostenpflichtige) Gantt-Diagramm-Vorlage und Lösungen zu finden. Allerdings sind nicht alle Vorlagen und Softwarelösungen gleich. Die anspruchsvolleren Lösungen beinhalten:

Verschiedene Diagrammansichten, damit du die Anzeige der Daten beliebig ändern kannst.
Anpassbare Automatisierungen und Integrationen: Benachrichtigung aller Beteiligten über den Fortschritt.
Filtern und Sortieren von Daten oder Suche mit der Symbolleiste, um Scrollen zu vermeiden.

monday.com ist eine visuelle Lösung für alle, die auf der Suche nach robusten Gantt-Diagrammen sind und Projekte aller Größen in allen Branchen abwickeln möchten.

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